Une approche diplomatique du rapport d’activité

Il y a quelques temps, un travail de description archivistique et d’indexation portant sur les rapports d’activités de la Fondation Maison des sciences de l’homme a été achevé. La publication d’un inventaire qui couvre la période 1962-2011 en est le résultat.

Présentation de l'instrument de recherche dans Nabû

Présentation de l’instrument de recherche dans Nabû

De prime abord, les rapports d’activité semblent être peu attractifs et font simplement office de littérature grise. On les feuillette avant de les oublier dans un coin. Grande erreur ! Ce document est un source de référence pour un chercheur en quête d’informations. Le rapport d’activité donne une vision complète de toutes les actions conduites par la structure qui le produit. Il retrace ainsi l’activité aussi bien d’un point de vue financier (basé essentiellement sur une comptabilité générale) que d’un point de vue moral (basé sur une narration des activités menées) sur l’année passée. Le rapport sert également à valoriser les actions réalisées et à garder une trace formelle de ce qui a été fait, ce qui en fait une source d’informations incontournable. Nous en proposons une approche diplomatique.1

Le rapport d’activité en tant que document d’archives

Aujourd’hui, le rapport annuel de la FMSH est produit par le Secrétariat général et diffusé par la Direction de la Communication. Par obligation liée à l’article III.9 des anciens statuts de la Fondation et désormais l’article V.19 des nouveaux statuts, il est adressé chaque année au Préfet du département, au Ministre de l’Intérieur et au secrétaire d’État à l’Enseignement supérieur et à la Recherche (anciennement ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (MESR) jusqu’en avril 2014). En règle générale, le rapport d’activité est conçu de façon annuelle, cependant par le passé il a pu porter sur deux années d’exercice. Il existe cependant quelques lacunes : rien ne semble avoir été produit pour certaines années des décennies 1990 et 2000.

Le rapport d’activité a pour rôle de présenter les actions menées, les manifestations organisées, les réalisations achevées par et au sein de la FMSH tout au long d’un exercice comptable par le biais d’informations structurées et -plus ou moins- synthétiques. Il contient les comptes annuels de la Fondation ainsi que le résultat comptable de la période écoulée. Il contient également des développements sur ses moyens : ressources humaines, modernisation, équipement, etc. Tout en retraçant l’année écoulée, il dessine aussi les orientations stratégiques.

Il est intéressant de noter que l’organisation actuelle au sein du rapport est inverse dans les débuts de la Fondation : les activités traditionnelles étaient étudiées en premier avant de se tourner sur l’aspect scientifique. De plus, en consultant ces rapports, on peut voir que la migration du statut d’association au statut de fondation ainsi que l’implantation physique d’une Maison des sciences de l’homme pesaient très lourd sur l’activité interne dans les premières années.

L’exemplaire le plus récent versé et conservé date de 2012 : en effet, un document n’a pas besoin d’être ancien pour rejoindre les archives.2 Au cours de son cycle de vie, lorsque le document témoigne de l’activité de son producteur et de son contexte, il acquiert alors le statut d’archives définitives par sa qualité de preuve directe des faits. Les archives ne sont donc pas liées au grand âge d’un document mais à leurs valeurs associées de témoignage, patrimonial ou probant.

Du document administratif à l’outil de communication

Le rapport d’activité évolue avec le temps et tend à devenir un outil de communication. En effet, les destinataires de ce document représentent une certaine diversité : personnels, responsables du Conseil d’Administration (CA), partenaires, financeurs, médias. L’objectif est donc multiple : cela permet aux personnels de connaître l’ensemble des activités de leur société, aux responsables du CA de valoriser le travail de la structure, aux financeurs de connaître l’utilisation de leurs subventions, aux médias pour signaler les champs de compétences de la structure. Cette évolution prend corps avec le développement de la couverture et le volume – le nombre de pages – de chaque rapport.

Graphique du nombre de pages

Évolution du nombre de pages par année pour le rapport d’activité.

Le rapport d’activité évolue de 15 pages en 1962 à 577 pages en 1990, avant de réduire de volume dans les années suivantes. On peut y voir à la fois une volonté de synthèse et la traduction de la mise en place progressive des informations sur Internet. Le contenu est plus dense, plus précis, et le document se transforme peu à peu en support de communication. Comme une revue, sa couverture évolue au fil du temps : très sobre au début, elle prend des couleurs puis intègre des coordonnées et enfin des illustrations.

Ensemble de couvertures

Couvertures de 1962, 1963, 1972, 1973 sur le premier rang et des exercices 1982-1983, 1993, 1995, 2008 et 2011

Le rapport permet d’établir le bilan des activités aussi bien sur le plan qualitatif que quantitatif. Pour la FMSH, le bilan des activités scientifiques représente le plus gros volet du rapport: en tant qu’incubateur de la recherche scientifique, elle accumule un tableau assez large de ces activités. Ainsi, le rapport se penche sur l’aspect scientifique, via les différentes entités suivies mais également sur les programmes supervisés par la Fondation. Sont dégagées les grandes  thématiques sous lesquelles se développent des programmes, des chaires, des groupes de réflexion. Il ne faut pas oublier que la Fondation favorise la mobilité des connaissances (à distinguer des transferts de connaissances) via des programmes de bourses telles les Bourses Fernand Braudel qui sont également analysées. La Fondation se présente ainsi telle qu’elle se voit. Enfin, ne sont pas oubliées dans le rapport les activités de la Fondation à travers la Bibliothèque, la maison d’édition, le centre de diffusion, la direction de la Communication, etc.

L’archiviste face au rapport

L’archiviste, face à ce support, pourrait s’interroger. Quel est son intérêt ? Quelles informations peuvent intéresser les différents types de lecteurs ? Il est nécessaire de se mettre à la place des lecteurs potentiels et œuvrer pour que ceux-ci trouvent des informations utiles et pertinentes.

Dès lors il est indispensable de créer un inventaire détaillé doté d’un sommaire pour chaque numéro et indexé : le rapport d’activité contenant un maximum d’informations, ce sont toutes les entités de la FMSH, tous les programmes lancés ou soutenus par la Fondation ainsi que ses principaux chercheurs qu’il faut extraire et ensuite intégrer à la base de données en tant que descripteurs.

Notice d'un rapport d'activité

Aperçu d’une notice de rapport d’activité avec l’outil Nabû

Le choix pour l’archiviste de signaler ces informations dans une base de données est décisif pour faciliter l’accès à l’information, afin de permettre de retracer l’évolution des structures, des recherches et les étudier voire même analyser également les relations entre chercheurs. Réaliser un suivi des courants de recherche est tout aussi possible. Dans notre cas, nous pouvons constater l’importance de la Bibliothèque et des 3 disciplines centrales de la FMSH à savoir la sociologie, l’histoire et la psychologie.

Principales disciplines ressortant des rapports entre 1962 et 2011

Principales disciplines ressortant des rapports entre 1962 et 2011

Conclusion

Les temps forts de la Fondation, de sa construction à ses événements, ses manifestations scientifiques, mais aussi la vie de l’établissement et les chiffres-clés sont au cœur du rapport. En tant que chercheur, prospecter dans ce type d’écrit permet d’acquérir une masse non négligeable d’informations assez rapidement, mais encore faudra-t-il songer à consulter ce document. L’inventaire interrogeable dans le moteur de recherche des Archives jouera ce rôle de signalement des contenus longtemps restés « invisibles ».

Les sources complémentaires à ce rapport sont l’inventaire de MSH-Informations, le bulletin d’informations préparé par le Service d’Échanges d’Informations Scientifiques ainsi que les inventaires des Conseils d’Administration. Cet ensemble forme une base pour obtenir un maximum de données et offre également un aperçu de la recherche menée ou soutenue par la FMSH.

L’inventaire des rapports d’activité est consultable dans Nabû à l’adresse suivante : http://nabu.fmsh.fr/document/FR075FMSH_000000047

EDIT : la page d’accueil pour le rapport d’activité 2013 de la FMSH est ici, Rapport d’activité 2013 de la Fondation Maison des sciences de l’homme

  1. Comme l’a écrit Robert-Henri Bautier dans sa définition de la diplomatique pour l’Encyclopedia Universalis, il s’agit de «[…] la science qui étudie la tradition, la forme et la genèse des actes écrits en vue de faire leur critique, de juger de leur sincérité, de déterminer la qualité de leur texte, d’apprécier leur valeur exacte en les replaçant dans la filière dont ils sont issus, de dégager de la gangue des formules tous les éléments susceptibles d’être exploités par l’historien, de les dater s’ils ne le sont pas et enfin de les éditer.» En effet, l’un des buts de la diplomatique est la critique historique et le souci d’une meilleure exploitation des sources de l’histoire. []
  2. N’oublions pas la définition émanant du Code du patrimoine, livre II, article 211-1 : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » []

Landry Riche

Archiviste au sein de la FMSH.

Vous aimerez aussi...

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *