Les Archives de la Fondation Maison des sciences de l’homme ont récemment intégré le Portail européen des archives, un outil de signalement et de consultation des ressources archivistiques conservées par des services d’archives d’Europe. Cette intégration, fruit d’un travail collaboratif,  constitue une étape majeure vers la diffusion des données archivistiques au-delà du périmètre institutionnel immédiat de la FMSH.

Qu’est-ce que le Portail européen des archives?

Un point d’accès unique aux contenus archivistiques européens

Le Portail européen des archives (ou APE, pour Archives Portal Europe) est un outil destiné à rendre les archives européennes aussi accessibles que possible grâce à un accès unique aux données descriptives de millions de documents d’archives conservées par des centaines d’institutions en Europe.  Il constitue l’une des principales étapes franchies par les participants du projet “Archives Portal Europe network of eXcellence» (APEX) . Ce projet consiste en une proposition faite par un consortium de 26 services d’archives nationales à la commission européenne soutenu par la Commission européenne dans le cadre du programme ICT-PSP. Le consortium du projet se compose actuellement de 33 partenaires de 32 pays.

Le portail a aussi pour mission de fournir des données à Europeana, un autre projet de la Commission européenne ayant le but de construire un point d’accès unique pour les collections numérisées ou nativement numériques de bibliothèques, archives, musées et du domaine audio-visuel.

Un portail conformes aux standards internationaux

Le Portail européen des archives a bénéficié d’efforts particuliers en matière de normalisation et de création d’outils permettant de publier les données en provenance de services d’archives de toute l’Europe. Son principal objectif est de répondre aux attentes des utilisateurs en fournissant un accès unique. Pour atteindre cet objectif, des profils européens communs aux schémas XML internationaux EAD (Encoded Archival Description), EAC-CPF (Encoded Archival Context – collectivités, personnes, familles), EAG (Guide des archives codées) et METS (Metadata Encoding Transmission et Standard) ont été élaborés.

Chaque partenaire doit convertir ses données dans un format commun avant de les intégrer dans le portail, en utilisant un outil spécifique. La réalisation de cet outil de conversion et de validation est basée sur les données existantes fournies par les partenaires déjà structurées suivant les formats mentionnés ou tirées de bases de données conformes à la norme ISAD (G), pour la description générale archivistique internationale standard. ISAAR-CPF (norme d’archivage international notices d’autorité pour les collectivités, aux personnes et familles) pour décrire les documents créateurs et ISDIAH (norme internationale pour décrire les institutions de conservation des archives) pour décrire les institutions d’archives sont également prises en compte.

Un portail récent

Le portail a été lancé en 2012. A ce jour, les services d’archives les plus présents dans le portail se trouvent en Allemagne, en Autriche, en Hongrie, en Italie ou encore aux Pays-Bas.

Les services d’archives français prennent progressivement place dans le portail, notamment les Archives nationales et les Archives départementales. En ce qui concerne les services d’archives d’institutions qui ne font pas partie de ce périmètre, dénommés « Autres services d’archives » dans le portail, ils sont au nombre de 2 à ce jour :

• La Cité de l’architecture et du patrimoine – Institut français d’architecture (3 inventaires)
• La Fondation Maison des sciences de l’homme (16 inventaires).

Si l’on prend le cas de l’Allemagne, les services d’archives de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche sont davantage présents, au nombre d’une dizaine.¹ Ce constat amène à cette réflexion : l’intégration des données archivistiques dans le Portail européen est chose nouvelle pour les institutions françaises : pour les services d’archives, mais aussi pour leurs prestataires lorsqu’ils en ont. Elle nécessite notamment un travail rigoureux de préparation des données sur lequel nous reviendrons.

Quels signalements pour quels accès?

L’ intégration dans l’annuaire des services d’archives

L’intégration au Portail européen des archives se traduit d’abord par l’apparition d’une fiche de renseignements dans l’annuaire.

Cette fiche regroupe les informations sur le service d’archives et comprend également des liens vers les inventaires déjà publiés dans le Portail européen des archives par chaque institution. Il s’agit d’une notice conforme à la norme ISDIAH (Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives² ) et encodée au format XML-EAG.

L’accès aux données descriptives

Il existe trois sources de données dans le portail:

• les descriptions d’archives (dossiers administratifs, documents, lettres, cartes, etc.) présentées sous la forme de guide des fonds, inventaires ou guide des sources.
• les informations sur des personnes, des familles ou des collectivités : il s’agit de notices d’autorité.
• Les informations relatives aux institutions qui conservent des fonds d’archives.

Lors de l’affichage des résultats d’une recherche, ces trois types de sources de données sont restitués sous des onglets respectivement nommés “Archives et inventaires”, “Personnes et collectivités” et “Institutions”.

 Dans le cas présent d’une recherche avec le terme “FMSH”:

• 172 notices descriptives concernant des documents d’archives ont été trouvées
• Il n’y a pas de résultat dans le deuxième onglet, étant donné qu’il n’existe pas à ce jour de notice d’autorité pour la FMSH
• Un résultat apparaît dans l’onglet “Institutions” puisque la Fondation Maison des sciences de l’homme est une institution qui conserve des archives.

Dans l’onglet “Archives et inventaires”, les informations sont ensuite organisées en 3 sections:

• les facettes permettant de filtrer les résultats, à gauche
• les notices descriptives correspondant au résultat de la recherche, au centre
• un aperçu plus détaillé d’une notice descriptive, à droite

Dans les résultats d’une requête, on obtient à la fois des notices descriptives de fonds, de dossiers ou d’archives décrites à la pièce. Il est ainsi possible de consulter l’intégralité d’un inventaire ou seulement un élément de celui-ci.

 L’accès aux documents numériques

Le portail permet d’accéder aux documents numériques liés aux descriptions: lorsque des archives ont été numérisées et sont consultables en ligne, le lien renvoie vers l’application web du service d’archives concerné. Le Portail européen n’héberge aucun document numérisé ou nativement numérique.

 

 

 

Les thèmes

L’intérêt du Portail européen des archives réside aussi dans la possibilité de balayer une offre documentaire de multiples services d’archives en fonction d’une thématique ou d’un objet de recherche, sans que le lieu de conservation soit un obstacle. Il propose justement d’orienter l’usager en fonction de thèmes définis : agriculture, arts, communisme, économie, généalogie, justice, seconde guerre mondiale, université, etc. (voir la page des thèmes https://www.archivesportaleurope.net/fr/topics ).

Si ces thèmes sont définis en amont par l’APE, le choix de leur utilisation ainsi que des contenus classés sous chaque thème revient à chaque service d’archives fournisseur de données. Il est donc possible de gérer les thèmes utilisés en définissant pour chacun d’eux quels mots-clefs leurs sont associés.

Dans le cas de la FMSH, quelques thèmes sont utilisés à l’heure actuelle: Economie, Femmes, Généalogie, Première guerre mondiale, Seconde guerre mondiale, Socialisme, Universités. Pour l’heure les thèmes disponibles conviennent davantage aux contenus archivistiques des services d’archives territoriaux et nationaux qu’aux établissement d’Enseignement supérieur et de recherche. L’apparition progressive de nouveaux thèmes par le portail devrait permettre à l’avenir de mieux en mieux prendre en compte les spécificités de chaque structure assurant la conservation de fonds d’archives.

L’intégration au Portail européen des archives

L’intégration au Portail européen demeure simple d’un point de vue administratif : il suffit de prendre contact avec l’interlocuteur unique désigné pour chaque pays, qui enclenche ensuite le processus d’intégration. Ce processus se concrétise par la signature d’une convention entre le coordinateur du projet APEx et l’institution (au passage, signalons que ce “Content Provider Agreement” stipule, dans l’article 5, que les données transférées dans le Portail européen des archives ne peuvent être réutilisées sans l’autorisation explicite du fournisseur du fournisseur des données).

La tâche la plus importante réside en réalité dans la préparation des données archivistiques. Pour la FMSH, cette phase a permis d’initier un travail collaboratif entre:

• les responsables français du projet au sein du Service Interministériel des Archives de France (SIAF), pour leur connaissance du schéma ape-EAD et du Portail européen
• la société Anaphore, partenaire choisi en 2012 pour l’informatisation des Archives de la FMSH, pour les développements nécessaires à la production de fichiers apeEAD conformes
• et le pôle Archives de la Bibliothèque de la FMSH, pour la fourniture des données archivistiques nécessaires et les tests de l’intégration de celles-ci au Portail.

Des données en XML-EAD? Oui, mais de l’ape-EAD

L’Encoded Archival Description (Description archivistique encodée) est un standard d’encodage des instruments de recherche archivistiques basé sur le langage XML. Les services d’archives produisant des répertoires et inventaires en XML-EAD utilisent l’EAD 2002 ou, dans le cas de la FMSH, un schéma légèrement modifié afin de permettre l’exploitation des fichiers par leur plateforme de consultation Nabû .

Le Portail européen des archives a élaboré un schéma qui lui est propre, apeEAD, qui constitue un sous-ensemble du schéma EAD 2002.

Produire des données archivistiques conformes

De fait, il y a deux manières d’intégrer des données archivistiques dans le Portail:

• Soit le service d’archives fourni des instruments de recherche en XML conformes à EAD 2002 qui seront transformés en apeEAD au moyen d’une transformation XSL lors du transfert vers le portail
• Soit il fourni directement un fichier XML conforme au schéma apeEAD

Nous avons opté pour la deuxième solution afin de conserver une bonne visibilité sur la qualité des données et de s’assurer qu’il n’y aurait pas de perte d’informations entre les instruments de recherche produits par les archivistes et ceux restitués sur le Portail européen. Cela fut possible dans la mesure où notre prestataire était en mesure de travailler avec nous sur ce projet, avec l’appui du SIAF.

Cette collaboration tripartite fournisseur de données – éditeur de logiciel d’archivage – responsables APEx a pris la forme de tests successifs devant aboutir au final à la création, depuis le logiciel Arkheïa, de fichiers parfaitement conformes au schéma apeEAD. Le principe est simple : s’assurer que chaque champ d’information d’une base de données source possède un équivalent dans le fichier XML-apeEAD, et que l’ensemble demeure cohérent, intelligible, de manière à restituer au plus près l’instrument de recherche encodé initialement en XML-EAD.

L’exemple ci-dessous illustre une spécificité de l’apeEAD : pour certains éléments XML comme “unitid” (identifiant de l’unité documentaire) ou “unitdate” (date de l’unité documentaire”), un attribut “encodinganalog” absent de l’EAD 2002 a été créé. Les valeurs contenues renvoient aux champs équivalents de la norme ISAD (G).

L’une des problématiques a aussi été de garantir la consultation des documents numériques : lors des premiers tests, les liens ne fonctionnaient pas. En effet, les liens encodés dans les instruments de recherche ont été prévus pour un accès vers des archives numérisées présentes dans Nabû, le moteur de recherche des Archives de la FMSH. Dans le cas du Portail européen, qui n’héberge pas d’archives numérisées, il fallait créer automatiquement de nouveaux liens pointant vers Nabû, interface de consultation originelle des documents.

Malgré tout, il subsiste une légère perte d’informations inhérente au passage vers un format devant convenir au plus grand nombre, qui plus est à un niveau européen. Elle se situe au niveau de l’indexation des contenus, qui a fait l’objet d’une politique par les Archives de la FMSH afin de permettre une recherche affinée dans leur  moteur de recherche  : on perd la possibilité de filtrer les résultats par mots-clefs (mots-matière, disciplines de recherche, personnes, lieux, etc). La présence de thèmes ne restitue pas le même degré d’informations.

L’outil de contrôle

Pour autant ce travail en amont sur les schémas de données ne garantit pas à lui seul la qualité des données descriptives fournies au Portail européen et publiées par lui : il est nécessaire non seulement de s’assurer de la concordance des champs d’informations d’un schéma à l’autre, mais aussi de contrôler la qualité des données contenues dans ces champs.

L’APEx fournit justement un outil de contrôle des données qui permet, pour tous les répertoires et inventaires, de vérifier s’il n’y a pas d’éléments manquant ou lacunaires. Car si un intitulé pour la description d’un dossier d’archives ou une date permettant de situer les documents dans le temps fait défaut, la publication de l’instrument de recherche dans le Portail européen ne sera pas autorisée. Et dans ce cas, il faut corriger la base de données puis encoder de nouveau l’instrument de recherche.

Cet outil de préparation des données APE constitue un puissant instrument de travail à destination des archivistes : de nombreux outils, dont les éditeurs XML, permettent de vérifier la validité d’un fichier XML, mais jusqu’à présent il était difficile de contrôler la conformité d’un fichier à l’EAD. Non seulement il est possible de contrôler la validité d’un fichier XML-apeEAD, mais l’outil peut être utilisé pour contrôler des fichiers EAD 2002. Il constitue un outil appréciable pour l’ensemble des archivistes de manière générale, qu’il s’agisse de diffuser des données archivistiques dans le Portail européen des archives ou non.

Pour conclure

L’intégration des Archives de la FMSH au Portail européen des archives constitue le premier pas vers un rapprochement des archives de la Fondation vers d’autres fonds d’archives, publics pour la plupart,  et notamment les archives de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche conservées aux Archives nationales. Il offre pour la première fois la possibilité d’effectuer des recherches transversales au niveau européen et de ce fait, au niveau national.

Les travaux relatifs à la manipulation et au contrôle de la qualité des données, réalisés dans le cadre d’une collaboration tripartite, ont porté leurs fruits. C’est d’ailleurs une triple opération que d’intégrer le Portail européen des archives dans la mesure où le schéma apeEAD devrait être utilisé par Europeana ainsi que le Portail national français, dont l’ouverture est prévue en 2016.

1. A noter que la présence d’une institution dans l’annuaire du Portail ne nécessite pas la publication de ses inventaires dans ce portail : il suffit que la fiche de présentation soit créée pour qu’elle figure dans l’annuaire. [↩]
2. Accessible sur site sur Conseil international des archives [↩]

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